Eine grundlegende Funktion eines Kanban Software System ist selbstverständlich der Zugriff und die Pflege der Grunddaten wie z. B. Produktionseinheiten, Lagerplätze, Containertypen und Teile. Mit Hilfe dieser Daten werden die physikalischen Kanbanschleifen im System abgebildet. Kartendruck und Berichtswesen, wie etwa das automatische Versenden von Bestandsübersichten an externe Lieferanten per Fax, können dann aus dem EDV System generiert werden und reduzieren so manuelle Handlungsabläufe erheblich.